Les fonctions tutorales – Six angles de vue pour un meilleur service

Les fonctions tutorales – Six angles de vue pour un meilleur service

Tout le dossier sur les fonctions tutorales est accessible ici ou en cliquant sur l’image ci-dessous. 

Un cadre d’analyse pour un service

Le modèle théorique des fonctions tutorales a permis de construire une grille d’analyse qui comporte ainsi six angles de vue pour observer, analyser et optimiser son service de formation à distance ou autre service. Chacun de ces angles est composé d’un certain nombre de responsabilités clés qui permettent de regarder un aspect bien précis du service. Le cadre permet de faire le tour de tous les éléments de façon structurée et engagée. 

Fonction Accueil et orientation

LE SOUTIEN À L’ENTRÉE EN FORMATION

La fonction Accueil et orientation représente les 3 types/niveaux d’interaction rencontrés par l’apprenant lors de son premier contact avec la formation à distance. Avec ses 4 responsabilités clés et son défi de cohérence, elle vise à favoriser à court terme le premier contact et l’entrée en formation de l’apprenant et à plus long terme, sa réussite.

C’est la première fonction parce que du point de vue de l’apprenant, c’est la première chose qu’il va vivre lorsqu’il va décider de s’inscrire en formation à distance. Les trois niveaux d’interaction dont il faut tenir compte sont les premières personnes que les élèves rencontrent dans le processus d’inscription. Le premier contact est souvent avec un site ou du personnel administratif où on va lui donner un certain nombre d’informations. Ensuite, au deuxième niveau, on retrouve le personnel professionnel tel que le conseiller d’orientation qui va enclencher et valider le projet de formation et possiblement ajouter d’autres informations. La dernière interaction qui fait partie de cet accueil est avec le personnel enseignant. Lors du premier contact, l’enseignant va reprendre des éléments qui ont été déjà mentionnés et aussi ajouter de nouveaux éléments. Ce moment est déterminant pour que l’apprenant puisse avancer et persévérer par la suite.

Dans tout ce processus, il y a quelque chose de très important qui est inhérent à cette fonction tutorale, c’est le défi de la cohérence qui sera vite remarqué par les apprenants si elle n’est pas présente. Dans une perspective d’amélioration continue du service, la cohérence passe par trois catégories de moyens. Il y a d’abord la nécessité de bâtir des outils à long terme qui vont permettre d’assurer la cohérence. Ensuite, il faut former les enseignants et finalement, organiser l’équipe de formation à distance de manière collaborative pour optimiser et rendre efficace le service et ainsi favoriser à court terme le premier contact et l’entrée en formation et à plus long terme, la réussite de l’apprenant.

En résumé, l’apprenant …

• peut facilement s’informer sur le service de FAD, prendre une décision éclairée, trouver les ressources dont il a besoin et s’inscrire.
• peut faire le point sur ses objectifs et les actualiser, mettre en route son projet.
• peut débuter rapidement son étude dans des conditions optimales et développer un sentiment d’appartenance qui, en retour, favorise sa persévérance.
• reçoit des services cohérents qui répondent à ses besoins peu importe la ressource qu’il utilise.

Pour en savoir plus, une céramique est consacrée à la fonction Accueil et orientation.

Fonction Organisationnelle

L’ORGANISATION ET SON EFFET STRUCTURANT

La fonction Organisationnelle, qui propose un encadrement optimal du service de formation à distance, est soutenue par 4 responsabilités clés qui visent toutes un effet structurant du parcours d’apprentissage. Une culture de collaboration est primordiale pour la réussite de l’organisation.

Quand on pense à la fonction tutorale organisationnelle, il y a 4 éléments principaux qui viennent à l’esprit. 

D’abord, on veut, par l’intermédiaire de cette fonction tutorale, proposer un mode de formation à distance et une offre de service flexibles qui vont répondre aux besoins, aux contraintes temporaires ou aux contraintes de déplacement des apprenants.

Ensuite, on veut organiser les ressources disponibles et identifier des attentes qui soient réalistes par rapport au milieu, au personnel, mais qui répondent aussi aux besoins des apprenants.

On veut aussi choisir des modalités d’encadrement pour offrir un service qui soit structuré, efficace, conséquent et motivant pour les apprenants.

Finalement, on veut que l’équipe élargie de la formation à distance se donne comme but commun la réussite de tous les apprenants en FAD, qu’elle développe une culture de collaboration et qu’elle conserve un regard qui soit tourné vers le terrain pour qu’ensemble ils atteignent l’objectif ultime, c’est-à-dire la réussite des élèves.

En résumé, l’apprenant …

• bénéficie d’un type de FAD, d’une offre de cours, de lieux et de services appropriés qui satisfont à ses besoins (ex. contraintes d’horaire et de déplacement).
• constate qu’une ressource est prévue et disponible à chaque fois qu’il a besoin du service de FAD.
• connaît les délais de formation et les processus qui résultent d’un dépassement. Il ne s’impatiente pas dans ses communications puisqu’il connaît les délais de réponse et de rétroaction. Il comprend les rappels de l’équipe de FAD concernant le suivi de sa progression.
• sent que les préoccupations et l’implication de l’équipe de FAD sont tournées vers sa réussite. Il observe que des pratiques spécifiques en FAD sont mises en œuvre pour répondre à ses besoins et ses contraintes.

Pour en savoir plus, une céramique consacrée à la fonction Organisationnelle. (lien à venir)

Fonction Pédagogique

LE RÔLE ET LES RESPONSABILITÉS DE L’ENSEIGNANT À DISTANCE

La fonction Pédagogique, qui établit les responsabilités pédagogiques liées à la formation à distance, est soutenue par 4 responsabilités clés qui visent toutes à favoriser la motivation et le développement de l’autonomie de l’apprenant. Tout ici est question de dosage et de différentiation pédagogique.

Quand on pense à la fonction tutorale pédagogique, voici une citation provenant d’un guide ministériel sur la formation à l’enseignement qui représente exactement ce qu’on attend comme résultat de cette fonction tutorale lorsqu’on en assume toutes les responsabilités.

La nouvelle conception de l’apprentissage qui fait de l’élève le principal artisan dans le processus d’apprentissage exige de nouvelles approches pédagogiques et façons de faire auprès des élèves. L’enseignant doit adapter son enseignement en fonction de la progression de chacun des élèves ; il doit se centrer sur l’élève-apprenant afin de modifier son rapport aux savoirs et de favoriser ainsi leur acquisition.

Même si ça n’a pas été écrit pour la formation à distance, on peut faire le lien avec l’approche par compétence et le changement de paradigme qui sot venus avec l’arrivée des changements de programmes. En fait, quand on y réfléchit bien, en formation à distance, l’enseignant n’a pas le choix d’être un accompagnateur plutôt qu’un transmetteur de savoirs compte tenu du contexte. Ce changement de paradigme va donc comme un gant à la formation à distance. 

Que ce soit dans l’adaptation de matériel pédagogique existant ou dans la création de contenus originaux, il doit toujours y avoir un souci d’expliquer, d’outiller, de questionner ou de donner plus de liberté à l’apprenant. Pourquoi plus de liberté ? Pour atteindre l’objectif de cette fonction, soit développer la motivation et  l’autonomie des apprenants.

Évidemment, tout ici est question de dosage et de différentiation pédagogique. L’autonomie n’est pas développée au même niveau pour tous et c’est important de différencier en s’adaptant au parcours de chacun. 

Le but unique, c’est donc le développement de l’autonomie de l’apprenant pour qu’il réussisse dans un climat où il y a de l’exigence, de la rigueur, de la bienveillance et où il fait bon étudier et progresser.

En résumé, l’apprenant …

• sent qu’il progresse grâce à des tâches de difficulté graduelle qui développent autant ses compétences que ses stratégies d’apprentissage. Leur maîtrise est guidée par une approche explicite. Quelques contextes professionnels sont proposés afin que les situations présentées développent ou piquent son intérêt.
• sent qu’il est soutenu pour utiliser des stratégies d’apprentissage, en particulier métacognitives. Il s’exerce dans la conduite de ses apprentissages et dans son engagement au sein d’un projet de formation évolutif auquel il s’identifie. Il sait ce qu’il doit faire pour bénéficier de flexibilité dans les modalités du service de FAD.
• sent que l’équipe de FAD est au courant de sa situation, tant au niveau scolaire que professionnel, et qu’elle en tient compte dans ses interventions pédagogiques auprès de lui. Tous les membres du service de FAD respectent la politique de confidentialité des renseignements personnels.
• remarque que les activités pédagogiques tirent profit d’approches compatibles ou spécifiques à la FAD qui bonifient son apprentissage à distance. Il comprend l’intention pédagogique de son enseignant. Il sait qu’en partageant ses besoins, son enseignant en tiendra compte pour adapter son accompagnement.

Pour en savoir plus, une céramique consacrée à la fonction Pédagogique. (lien à venir)

Fonction technologique

LA TECHNOLOGIE EN SOUTIEN À LA COMMUNICATION ET À L’ENCADREMENT

La fonction Technologique. qui propose un angle d’analyse pour les pratiques technologiques du milieu liées à toutes les autres fonctions tutorales, est soutenue par 5 responsabilités clés qui visent toutes à faciliter et à systématiser les différentes actions administratives et pédagogiques en formation à distance.

Quand on pense à la fonction tutorale technologique, on réfléchit sur des aspects technologiques, et cette réflexion va remettre en question un certain nombre de pratiques,

En effet, dès qu’on considère l’utilisation de ressources numérique, ça devient un très bon prétexte pour se questionner et revenir sur l’utilité de certains processus, sur la pertinence de certaines informations présentes ou manquantes, sur la manière d’automatiser certaines tâches qui sont inefficaces, par exemple, en simplifiant leurs étapes, en les réorganisant, en les complétant.

À partir du moment où on a fait cette analyse des pratiques et où on rejette certains processus, il reste les ressources technologiques en place et leur maintien devient un vecteur puissant pour l’amélioration continue.  Car au départ, si on avait peut-être dans l’idée que les technologies allaient augmenter notre rapidité, on se rend compte que oui, on va plus vite, mais ça nous permet de faire plus de choses alors en bout de ligne, on ne gagne pas forcément beaucoup, mais, ce qui reste, c’est le systématisme qu’apporte la technologie et ce systématisme intrinsèque permet de supporter beaucoup de gestes, à la fois administratifs et pédagogiques associés à l’ensemble des fonctions tutorales, que ce soit l’accueil et l’orientation, l’organisationnelle, la pédagogique, la relationnelle ou l’évaluative.

Donc, finalement, la fonction tutorale technologique est une fonction très puissante pour remettre en question les pratiques de nos milieux et y apporter un vent de fraîcheur.

En résumé, l’apprenant …

• sait où se trouve l’information sur le service de FAD (à jour). Plusieurs processus sont expliqués et en ligne. Il connaît la personne associée au service dont il a besoin et il ne reçoit que les informations qui le concernent.
• peut obtenir de l’aide à tout moment. La recherche d’information et son accès sont facilités par une organisation et une segmentation claires des contenus. L’apprenant a pu découvrir et expérimenter des outils et a pu faire connaissance avec certains de ses pairs lors d’activités d’initiation.
• perçoit que son enseignant sait toujours où il en est. Il utilise des contenus d’apprentissage multimédia qui l’aident à mieux comprendre les concepts les plus difficiles. Après une formation, il connaît les formats de travaux acceptés et il peut recevoir des rétroactions audios ou vidéos.
• et son enseignant réservent en ligne les meilleures dates de passation des différentes parties de l’évaluation de sanction car le système gère automatiquement la disponibilité selon les durées des parties. L’apprenant reçoit ensuite son résultat accompagné d’éléments génériques indiquant le type d’erreurs.
• et l’enseignant savent ce que le service de FAD demande comme habiletés et ressources numériques. Ils disposent rapidement du matériel et des logiciels nécessaires avec la formation et le soutien technique à portée de main ou de souris.

Pour en savoir plus, une céramique consacrée à la fonction Technologique. (lien à venir)

Fonction relationnelle

LE MAINTIEN D’UNE « PRÉSENCE » SIGNIFICATIVE DANS LA DISTANCE

La fonction Relationnelle, qui est intimement reliée à toutes les autres par son caractère humain, est encadrée par 5 responsabilités clés qui visent toutes le développement d’une relation d’accompagnement durable pour la réussite de l’apprenant.

Un apprenant réalise ses apprentissages à partir des interactions avec son environnement et en particulier avec la composante humaine qui s’y trouve. Donc, tous les membres de l’équipe de formation à distance sont impliqués.

L’apprentissage, c’est un acte social qui vise l’autonomie de l’apprenant, mais on reconnaît au début que l’apprenant a besoin d’être tenu par la main, d’être accompagné. Pour que l’enseignant puisse établir une relation significative avec un apprenant, il faut qu’il mette en place un climat de confiance et que cette confiance soit réciproque et qu’il y ait une responsabilité partagée.

Le défi à relever, c’est donc à la fois d’installer ce climat de confiance et de bienveillance, mais aussi de continuer à assumer son expertise à la fois disciplinaire, pédagogique et d’accompagnement. Il ne faut pas oublier que l’enseignant est en position naturelle d’autorité, ce qui complexifie la situation. Ainsi, l’enseignant, dans le cadre de son expertise relationnelle, va identifier les besoins de l’apprenant pour en tenir compte par la suite. Il va aussi renforcer son sentiment d’auto-efficacité en documentant stratégiquement la relation qu’il est en train de construire avec son apprenant.

En résumé, l’apprenant …

• sent que les dimensions personnelle, scolaire, professionnelle et technologique de sa réalité et de ses besoins sont prises en compte. Très tôt, cet intérêt se manifeste en gestes concrets. Il se sent accompagné car des suivis sont faits pour s’assurer que tout va bien et actualiser les choix effectués au besoin.
• connaît les mécanismes pour demander de l’aide à son enseignant ou à ses pairs. Il sent l’intérêt de son enseignant à son égard : il personnalise ses échanges, ses interventions, ses communications ou ses rétroactions. Toute une équipe de professionnels est disponible pour assurer sa réussite.
• sent que l’équipe de FAD est au courant de sa situation, tant au niveau personnel, scolaire, professionnelle ou technologique, et il apprécie qu’elle en tienne compte dans ses interventions auprès de lui. Même si l’information est partagée, tous les membres du service de FAD respectent la politique de confidentialité.
• brise la glace avec l’équipe de FAD et certains de ses pairs lors d’activités de socialisation. Grâce à des ressources en ligne identifiées, à une aide pour organiser son temps, à une bonne réactivité du service, à un nombre restreint de technologies et de tutoriels obligatoires, à une prise en compte de son parcours et des contraintes liées à sa réalité, à des activités de remise de méritas ou de diplômes, il ne se sent pas isolé.
• est motivé à entrer en communication avec son enseignant car les échanges sont systématiquement structurés, significatifs et utiles pour progresser. Un climat de confiance et de bienveillance est installé.

Pour en savoir plus, une céramique est consacrée à la fonction Relationnelle. 

Fonction évaluative

LA RÉTROACTION ET L’ÉVALUATION À DISTANCE

La fonction Évaluative, qui propose un angle d’analyse pour les pratiques d’évaluation en aide à l’apprentissage, de rétroaction et d’évaluation aux fins de sanction des études, est soutenue par 4 responsabilités clés qui visent toutes une meilleure utilisation, planification et facilitation de la rétroaction et du soutien tout au long des apprentissages.

Quand on pense à la fonction tutorale évaluative, on réalise assez vite qu’elle a comme ambition de tirer partie de toutes les possibilités que peut lui offrir la formation à distance : possibilités qui sont logistiques ou technologiques pour pouvoir faire en sorte d’intégrer à sa démarche d’apprentissage les pratiques en aide à l’apprentissage parce que ces pratiques peuvent favoriser un développement plus inclusif et aussi plus engagé des compétences de tous les apprenants.

À l’intérieur de ce processus d’évaluation en aide, la rétroaction va jouer un rôle moteur, et elle représente la première fonction de l’évaluation. C’est l’enseignant qui va utiliser la rétroaction pour permettre aux apprenants de réguler leurs apprentissages ce qui en fait le rôle moteur.

L’évaluation de sanction, quant à elle, représente la deuxième fonction de l’évaluation. Elle reste quand même assez en retrait par rapport à ses pratiques à cause des contraintes ministérielles connues de tous.

Et, au niveau du développement de l’approche évaluative, elle passe par un perfectionnement et un accompagnement des équipes de formation à distance, pour dégager, exploiter et maximiser tout le potentiel de l’approche évaluative.

En résumé, l’apprenant …

• comprend ce qui est attendu de lui. Il connaît le processus d’évaluation et le droit de reprise ou de rappel associé. Il s’approprie les grilles critériées. Si les lectures, écoutes, visionnements font partie du matériel de l’apprenant, les questionnements, échanges et expérimentations le complètent pour qu’il apprenne à jouer un rôle plus important dans l’évaluation de ses apprentissages. Son enseignant les utilise dans son accompagnement pour juger des progrès réalisés et des aspects à travailler.
• reçoit des rétroactions efficaces qui l’aident à s’améliorer sur toutes les dimensions de son apprentissage. Le délai permet à la rétroaction d’être toujours porteuse de sens. Il consulte la rétroaction d’abord en mode asynchrone. Ensuite, un échange en synchrone permet de préciser ce qui n’est pas clair. L’usage des grilles d’évaluation critériées aident l’apprenant à mieux s’évaluer. Il peut alors constater ses progrès, redéfinir ses objectifs, défendre sa démarche et célébrer ses succès.
• sent que sa préparation à l’évaluation de sanction est planifiée. Son enseignant l’aide à construire et à mettre en œuvre un échéancier pour son étude afin qu’il réalise toutes les activités d’évaluation en aide à l’apprentissage prévues et se familiarise avec les grilles critériées utilisées en sanction.
• bénéficie d’activités d’évaluation en aide à l’apprentissage et de sanction qui mettent à profit les spécificités du contexte et des outils de la formation à distance pour lui offrir une expérience en direct ou à la demande, individuelle ou collaborative qui soit accessible, flexible et variée dont les exigences sont en ligne directe avec les attentes du cours.

Pour en savoir plus, une céramique consacrée à la fonction Évaluative. (lien à venir)

Quelques outils

Outil d’exploration des fonctions tutorales

 

Outil proposant un guide de démarrage

 

Pour en savoir plus

Vous pouvez consulter le site des fonctions tutorales qui est en construction.

Vous pouvez également consulter la page sur la formation à distance du site du RÉCIT FGA. Toutes les informations sur les ateliers, les groupes d’échanges et l’accompagnement individualisé offerts par le groupe de travail des fonctions tutorales y sont détaillées. 

 

 

 

Ressources créées par :

• Cyrille Rustom, conseiller pédagonumérique du service national FAD pour la FGA (courriel, site Web)
• Marie-Ève Ste-Croix, conseillère pédagonumérique RÉCIT FGA (courriel, twitter, site Web)

Remerciements particuliers :

• Sonia Boulais, technicienne en arts graphiques (CSSMI)

Si vous souhaitez plus d’informations sur ces ressources ou si vous souhaitez ajouter quelque chose à cette céramique, veuillez contacter l’un des conseillers mentionnés ci-dessus. Toutes les ressources doivent être réutilisées et partagées conformément à la licence Creative Commons suivante : CC BY-NC-SA 4.0