Fonction tutorale Accueil et orientation

La fonction Accueil et orientation et ses responsabilités clés

Responsabilité clé #1 : La présentation du service de FAD, des ingrédients de la réussite en FAD et de l’aide disponible pour y parvenir.

Cette première responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation détermine la découverte de l’offre et du fonctionnement d’un service de FAD. Elle sert aussi à faire une bonne première impression lors des premiers contacts avec le futur apprenant. 

Les premières interactions

Premièrement, les interactions de premier niveau ont lieu avec le personnel administratif. Elles sont cruciales pour fournir à l’apprenant des informations justes et cohérentes. Faire une bonne impression à ce niveau signifie créer dès le départ un sentiment de confiance en le soutenant dans son choix d’un mode de formation adapté à sa situation et dans la poursuite de ses démarches. Les gestes à poser, informer-guider-référer, peuvent être réalisés en personne ou par différents moyens de communication ou types de processus lui évitant de se déplacer inutilement. 

Le guide d’accompagnement

Deuxièmement, un guide d’accompagnement peut être disponible pour soutenir son autonomie. On y retrouve toutes les informations sur l’offre, les attentes, le fonctionnement, les outils, les ressources et les stratégies de réussite du service de FAD. Voici des exemples:

• Feuillets d’information.
• Répertoire de ressources (ex. répertoire de liens vers des ressources en ligne ou pas).
• Agenda dédié ou avec une section spécifique au service de FAD.
• Guide d’information sur la façon de fonctionner à distance (ex. « Comment travailler à la FAD ? »).
• Cours d’accueil (ex. en ligne sur Moodle). 

Le site Internet

Finalement, le site Internet du centre est également un allié indispensable dans cette responsabilité clé. Il joue trois grands rôles. 

• Informer les futurs apprenants, par exemple :
  • informations générales
    • coordonnées, services, horaire, modes de paiement, aide financière
  • informations spécifiques à la FAD
    • périodes d’inscription, horaires d’accueil, description du processus d’admission, conditions d’admission, détail des documents à remettre comme diplômes et rapprenant de notes
  • comparaison des différents mode de formation pour connaître les attentes
  • accès à un conseiller (en ligne, par courriel ou par téléphone)

• Mettre en œuvre un processus d’admission pour les futurs apprenants, par exemple :
  • Renseignement des informations personnelles
  • Dépôt des documents avec validation et accusé de réception
  • Réservation d’une plage de rendez-vous

• Informer les apprenants inscrits, par exemple :
  • Conditions d’utilisation
  • Tutoriels

 

Cette première responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation participe à la réussite de l’apprenant quand il peut facilement s’informer sur le service de FAD, prendre une décision éclairée et trouver les ressources dont il a besoin et s’inscrire. S’assurer de faire une bonne première impression sera tout aussi important au deuxième et troisième niveau d’interactions avec les professionnels et les enseignants comme nous le verrons dans les 2e et 3e responsabilités clés. 

 

Responsabilité clé #2 : La clarification, la validation et l’enclenchement du projet académique et professionnel.

Cette deuxième responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation correspond au deuxième niveau d’interactions avec les acteurs du service de FAD. On y retrouve le personnel professionnel qui aide à clarifier, valider et enclencher un projet de formation (le parcours d’apprentissage) cohérent avec toutes les dimensions de l’apprenant pour stimuler son engagement, sa persévérance et donc sa réussite, tel que le démontre la littérature.

La deuxième interaction

Premièrement, cette rencontre et 2e interaction, qui a lieu idéalement avec le conseiller d’orientation ou un conseiller en information scolaire ou un autre professionnel disponible, est une étape très significative qui ne devrait donc pas être facultative. En effet, elle pose les bases d’un projet de formation qui peut alors prendre sa place et son sens pour orienter et guider l’apprenant. Malheureusement, elle n’est pas toujours possible selon les milieux. Si cette tâche est d’une trop grande ampleur, il peut être utile de cibler les apprenants qui devraient rencontrer prioritairement un professionnel dédié. La rencontre peut se tenir en ligne ou en personne, individuellement ou en séance de groupe.

Le projet de formation et professionnel

Deuxièmement, cette rencontre sert principalement à déterminer le projet de formation et le projet professionnel de l’apprenant afin de donner un sens à ce qu’il entreprend. Cela se fait en 3 grandes étapes dont le processus de mise en oeuvre n’est pas forcément linéaire :

• Tout d’abord, la clarification permet la conception du projet. Le professionnel peut établir 4 types de portraits afin de bien clarifier les besoins de l’apprenant et bâtir ensuite un projet qui y réponde spécifiquement. Si ces informations sont accessibles à l’ensemble de l’équipe de FAD, ces 4 portraits peuvent permettre de personnaliser l’accompagnement et d’assurer une continuité et une cohérence. 
  • Le portrait scolaire : le prendre là où il est en voyant son parcours, ses acquis, ses préalables, ses besoins particuliers.
  • Le portrait personnel : sa réalité actuelle en dehors de son parcours d’apprentissage, mais aussi ses raisons d’étudier en FAD.
  • Le portrait professionnel : représente son employabilité, donc un projet de formation ciblant des objectifs d’apprentissage menant aux objectifs professionnels de son projet professionnel.
  • Le portrait technologique : adéquation de l’environnement informatique par rapport aux conditions d’utilisation des outils requis par le service de FAD et son aisance à étudier grâce à eux à distance. 
• À l’étape de validation, un professionnel monte le profil de formation et l’ajoute au portrait scolaire de l’apprenant. Ce professionnel peut aussi en faire la modification à différents moments selon la progression de l’apprenant et revoir par le fait même les objectifs du projet de formation et du projet professionnel. 
• Finalement, l’étape d’enclenchement représente la fin du processus d’admission et le début des apprentissages. Plusieurs actions peuvent avoir lieu :
  • Signature du profil de formation.
  • Activation du premier cours et assignation de l’enseignant. 
  • Choix ou confirmation du type de FAD ( en présentiel, en virtuel ou par téléphone)
  • Paiement et remise du matériel d’apprentissage ou activation de l’accès en ligne.
  • Remise des horaires de disponibilité de chaque enseignant et des moyens pour entrer en communication avec eux. En particulier, l’importance ou l’obligation d’un premier contact en personne ou en synchrone.
  • Information sur les modalités de fonctionnement et le règlement (ex. remise du guide de l’apprenant en FAD, lien vers une vidéo d’information).

 

Cette deuxième responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation permet de systématiser le processus de création et de suivi des portraits personnel, scolaire, professionnel et technologique. Elle participe à la réussite de l’apprenant quand il peut faire le point sur ses objectifs et les actualiser et qu’il peut mettre en route son projet.

 

Responsabilité clé #3 : La préparation proactive et stratégique du premier contact académique.

Cette troisième responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation correspond au troisième niveau d’interactions avec les acteurs du service de FAD. Elle prend tout son sens lorsqu’elle peut se dérouler avec un membre du personnel enseignant. L’objectif est de structurer et réfléchir ce premier contact académique pour favoriser la création d’un lien significatif qui encourage la persévérance et la réussite. Qu’elle soit en en présentiel ou en virtuel, en individuel ou en groupe, cette rencontre a lieu le plus tôt possible, pour éviter tout délai ou déplacement inutile entre sa tenue et la fin du processus d’inscription. En prévision de celle-ci, l’enseignant gagne à consulter les différents portraits de l’apprenant (scolaire, personnel, professionnel et technologique) et pendant la rencontre, l’enseignant se fera rassurant en renseignant, formant et encadrant l’apprenant. 

Information organisationnelle

Renseigner : en premier lieu, pour soutenir l’autonomie de l’apprenant, l’enseignant peut revenir sur des informations de nature organisationnelle abordées lors du processus d’admission. Il peut par exemple rappeler l’existence et les horaires de services professionnels (ex. orientation, psychoéducation, orthopédagogie, SARCA, RAC) ou de services d’aide aux apprenants (ex. soutien financier). Il peut contextualiser ou modéliser l’utilisation de certaines ressources, surtout si elles sont numériques (ex. une prise de rendez-vous en ligne). Le code de vie et ses différents règlements peuvent aussi être traités avec d’autres informations issues du processus d’admission (ex. information technologique).

Formation organisationnelle

Former : l’enseignant veille ensuite à combler les besoins immédiats de formation de l’apprenant quant aux plateformes et outils technologiques à utiliser et pour lesquels un soutien peut être prévu (ex. guide d’utilisation de l’environnement numérique d’apprentissage, formation en asynchrone sur Moodle ou en synchrone en classe virtuelle).

• Activité de vérification des codes utilisateurs et du bon fonctionnement du matériel. Mise en contact rapide de l’apprenant avec le service informatique.
• Formation sur l’outil de communication asynchrone et synchrone : courriel (ex. Gmail, Outlook), les fils de discussion (ex. Teams, Classroom), visioconférence (ex. Adobe Connect, Teams, Meet).
• Formation sur l’environnement numérique d’apprentissage (ex. Moodle, Teams, Classroom).
• Formation sur la numérisation et la remise de travaux (ex. Adobe Scan, Lens).

Préparation et information académique

Encadrer : finalement, l’enseignant peut consulter le portrait personnel de l’apprenant pour baliser son processus d’étude grâce à 3 types d’encadrement :

Encadrement 1 : Contexte d’étude

• Discuter et valider les contraintes d’organisation personnelle pour trouver des solutions réalistes (conciliation famille-travail-étude, aménagement du lieu d’étude).
• Expliquer les exigences de la discipline (étude, devoirs, laboratoires, oraux, évaluation) pour parler d’autonomie et de proactivité également.
• Présenter le type d’accompagnement pédagogique (feuilles de route, soutien, correction, rétroaction), tout cela, pour encadrer, accompagner et rassurer.  

Encadrement 2 : Échéancier

• Explorer le profil de formation et discuter des contraintes de temps pour déterminer un rythme réaliste et développer un échéancier pour atteindre les objectifs.

Encadrement 3 : Calendrier de suivi

• Valider les disponibilités pour convenir de dates d’échange en synchrone et toujours en prévoyant une prochaine date de rencontre.
• Préciser les modalités de rencontres (déplacement ou téléphone ou virtuelle en synchrone et poste, courriel, forum en asynchrone).
• Vérifier l’aisance technologique et les requis. 

 

Cette troisième responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation participe à la réussite de l’apprenant quand il peut débuter rapidement son étude dans des conditions optimales et développer un sentiment d’appartenance qui, en retour, favorise sa persévérance.

 

Responsabilité clé #4 : La cohérence de la communication durant le processus d’accueil.

Cette quatrième responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation vise à harmoniser et à simplifier les pratiques d’accueil et d’admission des apprenants pour qu’ils s’engagent et apprivoisent rapidement leur nouveau parcours et leur nouvel environnement. Le processus d’accueil est un facteur déterminant de persévérance et concerne à ce titre toute l’équipe de FAD, incluant le personnel administratif. L’idée est d’éviter tout décrochage précoce, c’est-à-dire un décrochage avant même que l’apprenant ne commence sa formation. Différents moyens aident à impliquer l’équipe de FAD dans l’établissement de pratiques cohérentes.

Information

Guide d’accompagnement des enseignants et soutien de l’équipe de FAD

Un guide d’accompagnement des enseignants en FAD permet d’harmoniser leurs pratiques et de les impliquer dans tout le processus même s’ils interviennent plutôt à la fin de celui-ci. Il permet également de soutenir les nouveaux enseignants en FAD. Les autres membres de l’équipe de FAD (administratif, professionnel) ont aussi leur mot à dire pour bâtir ce guide qui contient plusieurs informations.

• Informations générales (ex. services, contacts, horaires, calendriers, procédures, locaux, magasin scolaire, passation des examens, urgence).
• Attentes concernant le service à offrir (ex. délais, prise de contact, développement de la relation, consignation, suivi, correction, transmission des notes).
• Éléments didactique, pédagogique et relationnel (ex. liste et accès au matériel utilisé incluant les guides d’apprentissage numériques ou pas, feuilles de route, formatifs, corrigés, matériel maison ou complémentaire, description du processus et des critères d’évaluation, propositions de pistes d’accompagnement avec stratégies d’enseignement et d’apprentissage qui aident à développer l’autonomie de l’apprenant en FAD).  
• Documentation (ex. règlement, code de vie, aide logiciel, ressources internes et externes).

En plus de ce guide, du mentorat pour les nouveaux membres de l’équipe de FAD peut accélérer leur intégration et la stabilisation des services reçus par les apprenants. La documentation, la mise à jour et le partage des procédures et contenus administratifs, didactiques, pédagogiques et relationnels peuvent assurer leur cohérence à plus long terme.

Formation des enseignants et de l’équipe

Lorsqu’on se penche sur la formation des enseignants, il apparaît que leur expertise est sollicitée à trois niveaux et que cette sollicitation se trouve à être amplifiée en FAD. 

• Niveau didactique : sa connaissance de la matière et des programmes ministériels.
• Niveau pédagogique : son utilisation, adaptation ou même création de matériel d’apprentissage.
• Niveau relationnel : la création d’une relation significative avec l’apprenant pour assurer une “présence dans la distance”. 

 

Toute formation pour consolider et maintenir à jour au moins un de ces trois niveaux d’expertise peut permettre d’augmenter la confiance et le sentiment d’efficacité de l’enseignant. Les formations peuvent être données par un conseiller pédagogique (ex. responsable de la FAD, du Récit) ou être dispensée à l’externe (ex. atelier dans un colloque en ligne du FADIO) ou mixte.

Finalement, la documentation des pratiques et le mentorat sont utiles pour la cohérence au sein du service de FAD, mais ce n’est pas toujours suffisant. Il est souhaitable de regrouper l’équipe en planifiant des moments dédiés afin d’analyser la cohérence du processus selon une approche collaborative pour permettre d’adopter une posture permanente d’amélioration continue.

Cette quatrième responsabilité clé de la fonction Accueil et orientation participe à la réussite de l’apprenant quand il reçoit des services cohérents qui (1) répondent à ses besoins peu importe la ressource qu’il utilise et qui (2) favorisent son engagement à court terme pour une réussite à plus long terme.

 

Ressources créées par :

• Cyrille Rustom, conseiller pédagonumérique du service national FAD pour la FGA (courriel, site Web)
• Marie-Ève Ste-Croix, conseillère pédagonumérique RÉCIT FGA (courriel, twitter, site Web)

Remerciements particuliers :

• Sonia Boulais, technicienne en arts graphiques (CSSMI)

Si vous souhaitez plus d’informations sur ces ressources ou si vous souhaitez ajouter quelque chose à cette céramique, veuillez contacter l’un des conseillers mentionnés ci-dessus. Toutes les ressources doivent être réutilisées et partagées conformément à la licence Creative Commons suivante : CC BY-NC-SA 4.0