Fonction tutorale Organisationnelle

La fonction Organisationnelle et ses responsabilités clés

Responsabilité clé #1 : Définition d’une vision, constitution des offres de cours et de services, et leur structuration.

Cette première responsabilité clé de la fonction Organisationnelle propose de doter le service de FAD d’une vision et, plus largement, de préciser sa mission et ses valeurs. Ce triptyque mission, vision, valeurs peut permettre de forger une culture où l’équipe de FAD élargie est résolument tournée vers la réussite des apprenants dans le service de FAD et ainsi, d’inscrire celui-ci dans le présent en le projetant durablement dans l’avenir. De plus, cette responsabilité demande de bien connaître les besoins des apprenants, soient leurs différentes particularités ou contraintes d’horaire et de déplacement. Puisqu’ils sont souvent aux études ou en emploi ou les deux, cela permet d’organiser le service en conséquence.

Historique et clientèle cible

Dans un premier temps, le service de FAD gagne à bien comprendre les éléments de son organisation actuelle ainsi que le profil et les réalités des apprenants qui forment sa clientèle cible. Par la suite, il peut faire des choix judicieux pour ses offres de cours et de services afin de répondre à leurs besoins. L’équipe de FAD peut donc se questionner sur sa clientèle cible en la mettant en perspective par rapport au portrait général de la FAD au Québec :

• Adultes plus jeunes (décrocheurs, apprenants présentant plus de difficultés)

• Profil court privilégié, même si long en demande
• Temps partiel privilégié pour emploi simultané ou enfants à charge
• Besoins de préalables (DEP, DES, études supérieures)
• Au cégep au en entreprise
• En région éloignée

Offre de services et offre de cours

Dans un deuxième temps, suite à l’analyse de la clientèle cible et de ses besoins, l’équipe de FAD peut déterminer des offres personnalisées de services et de cours. Quant au choix du type de formation à distance à adopter, il en existe en général deux principaux :

• une FAD “pure” où l’apprenant ne se déplace jamais et où la communication se fait par courriel ou par courrier;
• une FAD “assistée” (FADA) où des moments de rencontre sont prévus avec l’enseignant (en personne, par téléphone, par visioconférence).

De plus, différents modes d’organisation sont possibles :

• où le prestataire de FAD est un CSS ou un centre de formation;
• où le CSS propose un guichet unique pour l’ensemble d’un territoire, avec partage équitable du financement selon la provenance des apprenants (il y a même parfois un guichet unique pour plusieurs CSS);
• où un centre de formation signe une entente avec un CSS pour une prestation officielle du service de FAD.

Finalement, en plus de déterminer les différents cours offerts dans son service de FAD (tous les cours sont possibles avec une bonne organisation et une bonne implication de l’équipe pédagogique) et la manière de les dispenser, l’équipe de FAD peut se pencher sur la passation des examens et l’optimisation de son approche à ce niveau. Par exemple, en privilégiant la correction par l’enseignant d’origine, en offrant une passation en centre sans frais ou encore en proposant que les oraux puissent être évalués en visioconférence. 

Il ne faut pas oublier les services éducatifs complémentaires en FAD. D’ailleurs, l’analyse des besoins peut souligner l’importance d’offrir de tels services professionnels. Mettre en place un mode hybride avec alternance entre présentiel et distance peut être recommandée.

 

Cette première responsabilité clé de la fonction organisationnelle participe à la réussite de l’apprenant quand il bénéficie d’un type de FAD, d’une offre de cours, de lieux et de services appropriés qui satisfont à ses besoins (ex. contraintes d’horaire et de déplacement).

 

Responsabilité clé #2 : Définition, attribution et gestion des ressources.

Cette deuxième responsabilité clé de la fonction Organisationnelle vise à bien attribuer et à gérer les ressources disponibles au sein du service de FAD pour répondre aux besoins des apprenants. L’équipe de FAD gagne ainsi à établir des attentes claires pour l’exercice de son service et à les rendre disponibles auprès de toute l’équipe. Par exemple, dans une approche collaborative, l’équipe de FAD peut préciser les rôles et responsabilités de tous et chacun en s’organisant pour offrir une disponibilité optimale auprès des apprenants.

Attribution et rémunération

L’attribution des tâches se fait principalement selon l’entente locale (spécifique à la FAD ou non) et à la liste de rappel. Différentes approches sont possibles. De plus, trois types de rémunération peuvent être utilisés : contrats en FAD seulement, contrats mixtes ou taux horaire. Le barème est ensuite fixé selon un ou plusieurs facteurs : taux fixe, selon le nombre d’inscriptions, selon le nombre de crédits, selon le nombre d’examens passés.  L’important est de répondre aux besoins du milieu et des apprenants. 

Définition

Un certain nombre d’heures dédiées à la FAD peuvent être prévues dans la tâche. Des heures en fréquentation peuvent la compléter au besoin. La tâche complémentaire (TC) en FAD peut être gérée comme celle en fréquentation et être structurée de différentes façons. Les enseignants peuvent avoir un horaire de disponibilité fixe ou variable, dont plus ou moins de périodes hebdomadaires avec ou sans rendez-vous ou encore selon les besoins des apprenants.

De plus, du personnel de soutien et professionnel peuvent être dans l’équipe de FAD avec une disponibilité selon des plages horaires ou sur rendez-vous. Le pourcentage de tâche consacré à la FAD peut être explicitement défini ou non (rarement à 100 %). Dans chaque cas, des responsabilités spécifiques à la FAD ou non peuvent être proposées.

Finalement, des attentes technopédagogiques émergent des besoins observés en FAD et il est essentiel de valider où en est chaque enseignant pour lui offrir une formation continue spécifique. Ces attentes peuvent faire l’objet d’un référentiel où elles sont clairement exprimées pour soutenir et humaniser l’accompagnement à distance. 

• Être à l’écoute des apprenants (ex. disponibilité, empathie)
• Avoir une communication efficace (ex. écoute, patience, ton posé, rétroaction efficace)
• Utiliser des outils numériques (compétence numérique à développer!) 
  • ordinateurs, tablettes, téléphones intelligents
  • logiciels de création multimédia (ex. PDF, audio, vidéo, site)
  • logiciels de communication (ex. textos, courriel, visioconférence, réseaux sociaux)
  • environnement numérique d’apprentissage (ex. cours moodle)
• Organiser ou créer des ressources pédagogiques
  • contenus numériques
  • correction avec rétroaction vocale
• Effectuer une veille pédagogique (ex. recherche de contenus pertinents et engageants)
• Faire des suivis rigoureux (ex. informations, relances, respect des délais de réponse et correction)

 

Cette deuxième responsabilité clé de la fonction Organisationnelle participe à la réussite de l’apprenant quand il constate qu’une ressource est prévue et disponible à chaque fois qu’il a besoin du service de FAD.

 

Responsabilité clé #3 : Modalités et outils d’encadrement du parcours d’apprentissage.

Cette troisième responsabilité clé de la fonction Organisationnelle vise à développer un encadrement aux balises réalistes et explicites et aux processus justes et transparents. Grâce à des modalités et des outils uniformes et efficaces, l’équipe de FAD peut offrir un suivi adéquat à chaque apprenant, lui permettant ainsi d’atteindre ses objectifs.

Modalités

Dans le cadre des modalités du service de FAD, l’équipe peut d’abord définir les délais de formation (ex. délai après ouverture du dossier ou après l’inscription, délai pour finaliser un sigle de cours, délai d’inactivité). Ils peuvent entraîner la fermeture systématique ou non du dossier de l’apprenant après un processus de relance infructueux. Normalement, ce processus de relance s’inscrit dans une démarche de suivi plus large où des délais spécifiques à chacun des niveaux de suivis peuvent être spécifiés. Ils peuvent être administratifs (ex. un temps dépassé implique une conséquence) ou pédagogique (ex. analyse de cas avec prolongement possible) ou les deux. 

L’équipe de FAD peut ensuite définir les délais de réponse de façon explicite ou non. Par contre, lorsqu’ils sont explicites, le service offert est plus uniforme. Il peut s’agir d’un délai plus court pour un accusé de réception et ensuite d’un délai plus long pour la réponse complète, en heures ou en jours ouvrables. De même, les délais de rétroaction associés à la correction des travaux ou examens peuvent être discutés et décidés en équipe de FAD puis inscrits dans les modalités. 

Finalement, le nombre de matières qu’un apprenant peut suivre simultanément peut être limité. Si c’est le cas, cette limite peut être fixe, particulièrement au départ de sa formation, ou dépendre de sa progression et de sa réussite aux examens.

Outils

En ce qui concerne les différents outils à bâtir, les avis de départ peuvent être émis en cours ou à la fin de l’année. Ils peuvent entraîner une inactivation ou une fermeture du dossier selon les délais de formation. Il peut également y avoir un engagement explicite consenti par l’apprenant de respecter les modalités du service de FAD durant toute sa formation (ex. respecter les délais de formation). Un formulaire peut être rempli et signé ou simplement un document présentant les modalités du service.

Finalement, pour le suivi de la réussite, qui peut être spécifique à la FAD ou pas, il peut être individuel pour voir la progression de chaque apprenant ou bien collectif (sur l’ensemble des apprenants) pour faire ressortir des tendances. Ce suivi peut aussi être sporadique (ex. réaction à une situation particulière) ou systématique (ex. hebdomadaire, bimensuelle, à des moments stratégiques). Il existe une multitude de moyens technologiques pour soutenir une mise en œuvre qui élargisse son utilisation (ex. enseignant, CO, secrétaire, TS). 

• Systèmes de suivi locaux ou partagés (ex. chaque enseignant a son propre fichier de suivi avec tous ses apprenants dedans OU un système de plusieurs fichiers individuels à chaque apprenant utilisés en continu par l’ensemble des membres de l’équipe de FAD pour une vision plus commune, globale et cohérente).
• Systèmes de suivi manuels ou automatisés pour le suivi des échéanciers.
• Rapports statistiques générés à partir de données centralisées. (ex. nombre d’inscrits, devoirs corrigés, examens, cours réussis, abandons, interruptions)

 

Cette troisième responsabilité clé de la fonction Organisationnelle participe à la réussite de l’apprenant quand il est bien au fait des délais de formation et des processus résultant de leur dépassement. Il ne s’impatiente pas dans ses communications car il connaît les délais de réponse et de rétroaction en cours dans le service de FAD. Il s’organise en conséquence et comprend les rappels de l’équipe de FAD concernant le suivi de sa progression.

 

Responsabilité clé #4 : Formation des acteurs et amélioration continue du service.

Cette quatrième responsabilité clé de la fonction Organisationnelle vise à développer une expertise organisationnelle spécifique à la FAD. Cela peut passer par la mise en place de mécanismes systématiques de formation continue pour les membres de l’équipe de FAD ainsi que par l’établissement d’une culture collaborative en son sein pour faire que ses membres soient concernés par la réussite de tous les apprenants de son service.

Formation continue

La formation continue en FAD offerte aux enseignants peut être identique à celle des autres modes de formation ou plus spécifique à la FAD. Lorsqu’un soutien spécifique à la FAD est offert, il peut provenir d’une décision des enseignants comme équipe ou d’une orientation du service de FAD dans un but d’amélioration et d’harmonisation des pratiques. Ce soutien peut prendre différentes formes : 

• informative (ex. colloque)
• formative (ex. formations externes, guide pour enseignant et suppléant, formation technologique selon les tâches à accomplir) 
• plus dirigée en termes de développement professionnel avec un suivi à la demande ou selon une fréquence précise (ex. aux deux semaines, mensuelle) par exemple dans un accompagnement planifié spécifique aux tâches à accomplir en FAD.

Rencontres d’équipe

Les rencontres d’équipe peuvent aider à identifier des problématiques ou des besoins ponctuels, à trouver des solutions et à en faire le suivi pour une amélioration continue du service. Les possibilités suivantes peuvent exister isolément ou de façon combinée.

• Rencontres matières, tout mode de formation confondu.
• Rencontres de supervision individuelle entre enseignant et direction adjointe. 
• Direction adjointe présente pendant les heures de FAD pour identifier des problématiques ou répondre à des besoins ponctuels.
• Rencontres FAD systématiques et planifiées avec direction adjointe et possiblement du personnel administratif ou professionnel pour des échanges spécifiques à la FAD.

Amélioration continue

L’amélioration continue du service implique aussi :

• le portrait de la réussite des apprenants, grâce à des rapports statistiques générés à partir de données compilées ; 
• le questionnement et la recherche-action, c’est-à-dire que la direction permet à l’équipe de FAD de devenir apprenante en développant l’interdépendance de ses membres par une approche collaborative. L’équipe de FAD se place alors dans une dynamique d’apprentissage et de développement continuel guidée par l’utilisation de la grille d’analyse des fonctions tutorales et soutenue par des actions comme :
  • inclure des acteurs variés pertinents pour une équipe porteuse de sens,
  • se donner un objectif commun centré sur la réussite des apprenants en FAD,
  • prévoir du temps et des espaces de rencontre avec un calendrier établi,
  • valoriser un climat participatif et de bienveillance pour des échanges respectueux,
  • établir des normes et une structure (ex. animateur, rappel des normes, ordre du jour, compte-rendu) pour un fonctionnement efficace et transparent,
  • planifier le questionnement de l’équipe autour d’enjeux spécifiques à la FAD permettant d’atteindre l’objectif commun et, ce faisant, partager des pratiques gagnantes, des initiatives, du matériel et des outils ;
• la promotion, pour faire connaître l’existence du service de FAD à un public cible.

 

Cette quatrième responsabilité clé de la fonction Organisationnelle participe à la réussite de l’apprenant quand il sent que les préoccupations et l’implication de l’équipe de FAD sont tournées vers sa réussite. Il observe que des pratiques spécifiques au service de FAD et uniformes dans celui-ci sont mises en œuvre pour répondre à ses besoins et à ses contraintes.

 

Ressources créées par :

• Cyrille Rustom, conseiller pédagonumérique du service national FAD pour la FGA (courriel, site Web)
• Marie-Ève Ste-Croix, conseillère pédagonumérique RÉCIT FGA (courriel, twitter, site Web)

Remerciements particuliers :

• Sonia Boulais, technicienne en arts graphiques (CSSMI)

Si vous souhaitez plus d’informations sur ces ressources ou si vous souhaitez ajouter quelque chose à cette céramique, veuillez contacter l’un des conseillers mentionnés ci-dessus. Toutes les ressources doivent être réutilisées et partagées conformément à la licence Creative Commons suivante : CC BY-NC-SA 4.0