Avant de débuter la lecture…

Je connais les conventions de bienséance régissant le comportement des internautes lors des échanges dans les forums ou par courrier électronique.

Quoi faire et ne pas faire!

Quoi faire et ne pas faire : les courriels

Chaque langue et chaque média ont ses règles; certaines explicites, certaines implicites. Et comme tant de choses, tout le monde n’est pas d’accord sur ce qu’on peut faire ou non. Parler de nétiquette implique beaucoup plus que les conventions de bienséance pour le courrier électronique, bien sûr, mais nous nous attardons ici sur les principes de base. Donc, le but de cette tuile PD est de mettre l’accent sur la connaissance et l’observation de six règles de base dans vos courriels :

Le sujet du message est important

Le choix du sujet ou objet du courriel indique implicitement à vos lecteurs la façon de traiter votre message. Un courriel dont le sujet est vague ou absent va être probablement mis dans une liste « à lire » plus tard. Un sujet court et descriptif est une façon de respecter le fait que vos destinataires peuvent avoir beaucoup de courriels à lire.

Restreindre l’utilisation des caractères en majuscules

L’emploi de mots en majuscules, dans les pratiques du Net, est l’équivalent de crier. Parallèlement à l’emploi de majuscules, les polices surdimensionnées, les couleurs criardes et même les caractères gras sont parfois perçus comme inappropriés. Il est préférable de ne pas utiliser de formatage de texte dans les courriers électroniques, sauf si c’est absolument nécessaire. Il y a des infolettres élégantes qui font bon usage de formatage de texte, mais il est généralement préférable pour vos courriels de tous les jours d’éviter totalement les outils de formatage.

Utilisez la couleur avec parcimonie

Sauf si vous écrivez à un ami ou un membre de la famille, il est souvent préférable de garder votre message sobre. L’utilisation de la couleur pour les polices, les images ou les couleurs en arrière-plan, les images animées (.GIF), les polices de caractères cursives et d’autres éléments du genre sont souvent considérés comme de conception fautive, de mauvais goût, amateur ou tout simplement inapproprié. Évitez-les si possible.

Soyez bref

Un courriel n’est pas une lettre. Il devrait traiter d’un seul sujet de façon concise.

Répondre convenablement

Éviter de répondre à une liste de destinataires à moins que votre réponse soit pertinente pour chacun d’eux. Le bouton « répondre à tous » n’est pas une option pour montrer aux autres que vous avez lu le message d’origine ou que vous lui avez porté un intérêt. Très souvent, répondre seulement à l’expéditeur est suffisant.

Joindre correctement un document

Ouvrir une pièce jointe est une étape supplémentaire pour votre destinataire; assurez-vous que ça vaut le coup. Les gens trouvent très ennuyeux d’avoir à ouvrir une pièce jointe quand le message aurait pu être écrit dans le courriel lui-même. C’est particulièrement vrai pour les personnes qui utilisent leur téléphone intelligent ou d’autres technologies mobiles pour lire leurs courriels. Lorsque vous joignez un document, assurez-vous qu’il est de taille appropriée pour la messagerie électronique; les fichiers multimédias le sont rarement.

Délai acceptable

Répondez à vos courriels dans les 48 heures, même si ce n’est que pour dire que vous les avez reçus et que vous ne pouvez pas répondre dans l’immédiat et attendez au moins 72 heures avant d’envoyer un rappel pour le courriel que vous avez envoyé.

Il y a toujours des exceptions, bien sûr. Comme c’est souvent le cas, la pensée critique et le jugement sont la clé. Mais si vous ne respectez pas régulièrement ces règles de base, vous devriez vous demander pourquoi.

Voulez-vous en savoir plus? Voici quelques ressources qui peuvent vous aider à maîtriser certaines règles plus subtiles de la nétiquette :

Do’s and Don’ts of Email Writing – by Laura M. Brown, author of « How to Write Anything »
12 Do’s and Don’ts of Email Communication, Bob Whipple, Leadergrow inc.
Do’s and don’ts of Email writing, My English Guru