Fonction tutorale Technologique

La fonction Technologique et ses responsabilités clés

Responsabilité clé #1 : Gestion numérique d’un portail d’information sur l’offre de cours et les services.

Cette première responsabilité clé de la fonction Technologique vise une gestion optimale d’un portail d’information sur le service de FAD. Cette gestion peut impliquer, entre autres, de créer ou de rénover un site Internet dédié à la FAD pour proposer un accompagnement le plus explicite possible des internautes et des apprenants déjà inscrits. De plus, elle peut permettre de revoir les pratiques en cours et de gagner en efficacité grâce (1) à des processus administratifs harmonisés, automatisés et en ligne, (2) à certains outils auxquels un sens plus stratégique et relationnel est donné et (3) à un portail d’accès et de formation aux ressources numériques obligatoires. 

Site Internet du service de FAD

L’utilisation d’un site Internet dédié pour le service de FAD (ou à tout le moins d’une section réservée bien identifiée) n’est pas obligatoire mais peut comporter plusieurs avantages.

• L’information spécifique à la FAD est disponible en un même endroit sans être mélangée à celle des autres modes de formation. Cela permet de clarifier le message communiqué et de faciliter sa consultation.
• Un fil actualité spécifique à la FAD peut être mis en place et géré via le site pour être diffusé simultanément sur plusieurs canaux. Cela permet d’étendre la diffusion de l’information tout en l’harmonisant et en la centralisant.
• Une automatisation et une mise en ligne de certains processus administratifs comme les processus d’admission, de paiement et de réservation pour la passation d’examens ou de prise de rendez-vous avec certains professionnels peuvent être mis en place. Cela permet d’accélérer le traitement de ces processus et de minimiser les erreurs de traitement et les déplacements des apprenants.

La création ou la mise à jour d’un site (ou d’une section de site) dédié au service de FAD peut donc être un bon prétexte pour l’équipe de FAD de revisiter toutes les pratiques et processus du service en s’interrogeant sur leur bien fondé et leur efficacité. Généralement, ce processus de création peut se diviser en plusieurs grandes étapes.

• Étape de structuration et de rédaction des contenus : les membres de l’équipe de FAD impliqués conviennent d’une structure de contenus et rédigent ensuite, dans un document partagé, toute l’information à afficher dans le site. 
• Étape créative : les responsables de la création du site recherchent et proposent à l’équipe de FAD différents styles visuels sous forme de maquettes.
• Étape technique et créative : les responsables de la création configurent le système de gestion de contenu, créent les menus contextuels, intègrent les pages et les éléments visuels, développent les outils plus spécifiques, intègrent les réseaux sociaux et d’autres aspects communicationnels. 
• Étape de révision : les responsables de la création du site présentent le site à l’équipe de FAD afin de réviser le contenu et tester toutes les fonctionnalités avant la publication finale.

Puisque la fonction technologique est liée aux autres fonctions tutorales, la présentation du service de FAD dans le portail d’information peut refléter cette proximité.

Fonction relationnelle

• Équipe : cette section peut présenter les membres de l’équipe de FAD, leurs fonctions, quand et comment les joindre. Elle peut permettre de soutenir la réflexion de l’internaute dans son choix de formation ou encore de le rassurer une fois inscrit. Elle peut prendre différentes formes : texte avec ou sans photo ou capsule vidéo.
• Témoignages : l’importance de proposer des témoignages est fondée sur le concept de preuve sociale, c’est-à-dire du fait qu’un individu indécis aura tendance à adopter le comportement ou le point de vue d’autres personnes. De plus, un témoignage qui raconte une histoire gagne à être en format vidéo car c’est le format plus apprécié des réseaux et celui qui produit le plus d’impact. S’il est écrit, une photographie de l’auteur peut être ajoutée pour améliorer cet impact. 

• Partenaires : il est d’usage de présenter chacun des partenaires (ex. coordonnées, mission, activités, services) avec les conditions, les personnes à contacter et les détails entourant l’offre conjointe de service aux apprenants.

• Mot de la direction : bien utilisé stratégiquement, le mot de la direction peut représenter un élément d’accueil fort des apprenants par la présentation explicite de la raison d’être du service de FAD, de ce qu’il apporte aux apprenants qui s’y inscrivent et des moyens ou du soutien qui leur sont proposés pour y réussir. Pour cela, il peut vulgariser le projet éducatif et présenter certains des services offerts. Au niveau technologique, ce mot peut être placé à plusieurs endroits sur le site et prendre la forme d’un texte avec ou sans photo ou mieux, d’une capsule vidéo. 

Fonction pédagogique

• Projet éducatif : un accès au projet éducatif est obligatoire selon la Loi sur l’instruction publique et il est offert en format PDF la plupart du temps. Bien utilisé stratégiquement, il peut aussi aider à bonifier le mot de la direction en illustrant concrètement comment ses orientations et objectifs font que le service de FAD s’approprie les pratiques gagnantes issues de la recherche pour assurer la réussite de tous ses apprenants.

Fonction organisationnelle

• Offre de cours : cette section peut contenir l’information sur l’ordre des cours, leurs préalables spécifiques, leur matériel et leurs modalités. Elle peut tirer parti de la technologie en présentant les couvertures des guides d’apprentissage ou les environnements numériques d’apprentissage utilisés.
• Offre de services : au 1er niveau, des accès orientés selon les besoins des apprenants peuvent être présentés. Par exemple, « Je veux obtenir mon diplôme », « Je veux apprendre le français », « Je veux des préalables », « J’ai des connaissances à faire reconnaître » ou « Je suis déjà inscrit » qui sont tous des liens vers les programmes, la reconnaissance des acquis ou vers les services d’accompagnement, de vie scolaire et d’aide selon le cas. Au 2e niveau, les menus peuvent être organisés selon des catégories comme « Programme », « Admission », « Accompagnement », « Vie scolaire », « Aide » et « À propos ».

• Tarification et paiement : cette section peut présenter les frais au niveau des programmes de cours (ex. agenda scolaire, guide d’apprentissage) ainsi que ceux de certains services (ex. services complémentaires, réinscription). Un paiement en ligne peut faciliter le processus et éviter certains déplacements inutiles. 

Fonction accueil et orientation

• Conditions et processus d’admission : cette section peut renseigner d’abord sur les 3 possibilités d’admission (« Être né au Québec », « Être citoyen canadien », « Être résident permanent ») en indiquant bien les documents à fournir. Elle peut aussi permettre d’automatiser certains processus grâce à l’utilisation d’assistants intégrés à la structure du site, ce qui facilite et accélère les étapes d’admission pour les apprenants. Elle peut enfin optimiser l’ensemble du processus pour l’équipe de FAD grâce à des formulaires en ligne avec des informations sociodémographiques, scolaires et professionnelles, des commentaires et un consentement, puis grâce à la révision et à l’envoi en ligne des demandes.

• Fonctionnement et choix : cette section présente le fonctionnement général du service de FAD et aide l’apprenant à faire un choix éclairé. Elle ne propose que l’information strictement nécessaire tout en s’assurant qu’elle soit complète et digeste grâce à des assistants virtuels ou des tutoriels classés.

Finalement, une page « Pour bien démarrer », peut donner accès à un environnement numérique d’apprentissage et à des espaces d’échange avec des tutoriels (utilisation de ressources, remettre un travail, récupérer un travail, passer un examen) et certaines pratiques de base (code et mot de passe, horaire, comment communiquer, netiquette, organisation). D’autres pages peuvent donner un accès à des actualités spécifiques à la FAD ou préciser les détails sur la sécurité entourant le respect de la confidentialité. Au niveau technologique, l’accès à toutes les ressources présentées jusqu’à présent se fait au prix de liens qui pointent vers l’information ou les services voulus. La gestion de ces liens pose un défi de taille : les garder fonctionnels et à jour malgré les changements.

 

Cette première responsabilité clé de la fonction Technologique participe à la réussite de l’apprenant quand il sait où se trouve l’information sur le service de FAD et que celle-ci est à jour. Les processus d’admission, de paiement, de prise de rendez-vous avec un professionnel ou pour passer un examen sont expliqués et en ligne. Il est facile pour lui de connaître la personne associée au service dont il a besoin ou d’accéder à une ressource numérique et à ses tutoriels. En tout temps, l’apprenant ne reçoit que les informations qui le concerne.

Responsabilité clé #2 : Gestion numérique de la communication (modes asynchrone, synchrone, en un à un ou collaboratif).

Cette deuxième responsabilité clé de la fonction Technologique vise à déterminer les outils et les modalités de communication qui permettront d’engager l’apprenant, de maximiser ses apprentissages et de développer des compétences relationnelles. Ces effets peuvent être optimisés grâce à un choix restreint d’outils de communication, à une valorisation de la communication avec le personnel et les autres apprenants, à des stratégies de communication asynchrone et synchrone et à une offre d’activités de socialisation et de collaboration intégrées au parcours de formation des apprenants.

Communication asynchrone

Dans un premier temps, des outils peuvent être mis à profit pour offrir une communication asynchrone aux apprenants. De manière générale, les contraintes logistiques organisationnelles en termes de déploiement, de maintien et de support technique au personnel et aux apprenants montrent que les outils numériques de communication gagnent à être obligatoires et à résulter d’un choix concerté de l’équipe de FAD, voire de l’institution offrant le service de FAD, plutôt que de dépendre de celui de chaque enseignant. C’est le cas des outils de communication asynchrone : courriel (ex. les devoirs et le dépannage), message texte (ex. en utilisant l’application Remind), facebook (ex. les suivis), rétroaction enregistrée (ex. rétroaction vocale), Moodle (ex. forums, clavardage, messagerie globale), courrier postal en milieu rural (ex. guide d’apprentissage, devoir, corrigé). Les outils de communication asynchrones ont plusieurs avantages à condition que le contenu textuel, audio, vidéo et multimédia soit bien segmenté à l’interne (ex. titres, sous-titres, sections) et organisé à l’externe (ex. noms explicites, catégories logiques, structure cohérente) : ils sont consultables en tout temps et lieu et autant de fois que nécessaire.

Communication synchrone

Dans un deuxième temps, quelques outils peuvent être mis à profit pour offrir une communication synchrone : la visioconférence, le téléphone. La visioconférence peut avoir plusieurs avantages à condition que le nombre d’apprenants ne soit pas trop grand, qu’en plus d’une salle principale, il soit possible d’avoir des sous-salles pour des activités de sous-groupes et qu’un espace collaboratif soit disponible. Elle peut développer le lien social, la communication bidirectionnelle entre l’enseignant et les apprenants et multidirectionnelle entre les apprenants, elle offre un accès aux dimensions expressives (ex. visage, voix, non verbal) et elle permet de travailler les compétences relationnelles. La visioconférence peut tirer partie de la méthode pédagogique de la classe inversée où le temps synchrone est principalement réservé à l’action et le temps asynchrone à l’étude.

Activités de socialisation

Le service de FAD peut également offrir des activités de socialisation pour développer et maintenir le lien social entre les apprenants : des activités brise-glace synchrones ou asynchrones entre nouveaux apprenants pour faire en sorte qu’ils se présentent, la construction collaborative d’une foire aux questions (FAQ) qui donne des conseils et des trucs pour favoriser la réussite en FAD, la remise de méritas pour souligner les apprenants qui se distinguent, la remise de diplômes pour les apprenants qui atteignent les objectifs de leur projet professionnel, l’enregistrement de témoignages.

Activités de collaboration

Finalement, le service de FAD peut offrir des activités de collaboration pour favoriser certains apprentissages grâce à des sous-groupes ayant un objectif ou un centre d’intérêt commun (ex. activité autour d’une même difficulté). L’utilisation d’outils de communication asynchrone comme un forum ou d’un fil de discussion privé au sous-groupe peuvent être mis à profit, mais cette proposition prend tout son potentiel lorsque des outils de communication synchrone sont utilisés pour soutenir l’étape de questionnement collaboratif.

 

Cette deuxième responsabilité clé de la fonction Technologique participe à la réussite de l’apprenant quand il peut obtenir de l’aide à tout moment, que ce soit de ses pairs ou de son enseignant, qu’ils soient présents ou non. La recherche d’information et son accès sont facilités par une organisation et une segmentation claires des contenus. L’apprenant a pu découvrir et expérimenter un outil de visioconférence et il a pu faire connaissance avec certains de ses pairs lors d’activités organisées.

Responsabilité clé #3 : Gestion numérique de l’apprentissage et des rétroactions en aide à l’apprentissage.

Cette troisième responsabilité clé de la fonction Technologique met en évidence l’importance d’un développement conjoint des compétences numérique et pédagogique des enseignants de l’équipe de FAD. Ceci peut mener à des normes et modalités technologiques pour les contenus et séquences d’apprentissage ou les processus de suivi et d’intervention comme la rétroaction. Ces balises visent une systématisation d’approches adéquates, cohérentes et centralisées favorisant l’engagement de l’apprenant au service de son apprentissage.

La documentation

En termes de documentation, tous les actes liés au parcours (la gestion des données sociologiques, la planification des apprentissages, des interactions et des devoirs) et à la progression  (la gestion du suivi des apprentissages, des interactions et des devoirs) peuvent être consignés dans un système de gestion de l’organisation scolaire (ex. Tosca) ou dans un environnement numérique d’apprentissage en ligne (ex. Moodle). L’archivage peut être géré automatiquement ou manuellement par le système de gestion de l’organisation scolaire et il en est de même pour les environnements numériques d’apprentissage (ENA).

Les apprentissages

En termes d’apprentissages, la création de contenus numériques peut aller plus loin que ce qui est offert en présentiel. Par exemple, la vidéo peut offrir beaucoup lorsqu’on cible des activités ou des démonstrations difficiles à réaliser en présentiel. Des capsules explicatives alliant du texte et des images ou encore des simulations interactives permettent de garder les apprenants actifs s’ils sont guidés ou stimulés au niveau de leur questionnement. De plus, l’organisation et la bonification de tous ces contenus peuvent être supportés par la polyvalence des ENA afin de proposer des séquences d’apprentissage de plus en plus variées pour chacun des sigles de cours. Concernant le suivi, puisque tout débute à l’accueil et que la réussite des apprenants peut dépendre de sa qualité, un outil technologique de suivi performant peut permettre de préciser des exigences de départ et de fournir un lieu centralisé et accessible pour la consignation des progrès des apprenants. C’est pourquoi certaines informations et fonctionnalités peuvent se révéler utiles.

• Identification de l’apprenant : prénom, nom, numéro de fiche, organisme de provenance, adresse courriel, cellulaire, téléphone à la maison, téléphone au travail, nom de l’enseignant tuteur, mesures adaptatives. 
• Plan d’étude concerté pour un sigle de cours : date de début, date de suivi d’étapes (avec une alerte), liste des étapes (description de l’étape, date prévue et date réelle de réalisation, succès ou non de l’étape), résultat à l’examen.
• Historique des interactions : date du prochain appel (avec une alerte), liste des interactions (description rapide de l’interaction avec un espace pour plus de détails au besoin, date).
• Historique des transferts : enseignant recevant l’apprenant, enseignant d’origine, date.

Les rétroactions

Finalement, en termes de rétroactions, elles peuvent être asynchrones textuelles, audios ou vidéos et lorsqu’elles sont données par visioconférence, elles sont synchrones. La construction des rétroactions peut se faire avec différents outils d’annotation et d’enregistrement numériques. Une recherche assez récente montre qu’une rétroaction numérique gagne à être utilisée lorsqu’elle est audio ou vidéo. Elle peut être plus rapide à réaliser, plus complète et plus fouillée, elle peut renforcer la présence sociale, améliorer le rendement et les résultats, et améliorer la satisfaction générale de l’apprenant. Quant à la transmission des rétroactions, elle fait référence à la façon de la remettre à un apprenant. Cette remise peut se faire par des outils de communication asynchrone ou synchrone ou les deux. Rappelons que pour être efficace, toute rétroaction gagne à être donnée au bon moment, c’est-à-dire quand elle permet encore à l’apprenant de progresser. Souvent, c’est le plus rapidement possible et dans ce cas, les délais de transmission doivent être courts.

 

Cette troisième responsabilité clé de la fonction Technologique participe à la réussite de l’apprenant quand il perçoit que son enseignant sait toujours où il en est. Il utilise des contenus d’apprentissage multimédia qui l’aident à mieux comprendre les concepts. Il apprécie pouvoir les consulter autant de fois que nécessaire et poser des questions. Il peut recevoir des rétroactions audios ou vidéos de son enseignant à l’endroit pertinent de son travail. Si un doute subsiste, il peut poser ses questions en visioconférence.

Responsabilité clé #4 : Gestion numérique de l’évaluation de sanction (passation, correction, consignation, transmission).

Cette quatrième responsabilité clé de la fonction Technologique vise à déterminer quelles approches numériques peuvent aider à centraliser et à automatiser les processus de passation, de correction, de consignation et de transmission de l’évaluation de sanction. Ceci peut mener à des normes et modalités technologiques pour les processus et outils utilisés ou pour le respect des règles de confidentialité. C’est en effet le cas pour une inscription en ligne ou pour la consignation et la transmission d’éléments génériques sur les performances des apprenants. Tous les modes de formation peuvent alors en bénéficier.

La passation de l’évaluation de sanction

Pour la passation de l’évaluation, l’inscription aux examens peut se faire de différentes manières : en utilisant le même processus qu’en présentiel, à partir de l’environnement numérique d’apprentissage, ou encore à partir d’une application Intranet à accès restreint car le consentement de l’enseignant est obligatoire pour envoyer un apprenant en évaluation. L’application gère automatiquement les places disponibles en fonction de la durée de l’évaluation et transfère toute l’information requise au responsable de la salle d’examens. Le contrôle d’identité est identique à celui effectué en présentiel étant donné que tous les apprenants doivent encore se déplacer pour passer leurs examens écrits. Des outils de gestion de l’organisation scolaire peuvent être utilisés pour partager les informations requises au niveau des mesures adaptatives, entre autres au responsable de la salle. De la même manière que pour les apprenants en présentiel, tous les outils numériques requis pour les mesures adaptatives sont disponibles. En gestion des parties, certaines productions orales peuvent être réalisées par l’intermédiaire du téléphone (ex. ligne dédiée) ou par visioconférence. Elles ne nécessitent donc pas de déplacements de la part de l’apprenant.

La correction de l’évaluation de sanction

Pour la correction de l’évaluation, les mêmes règles de confidentialité s’appliquent, peu importe le mode de formation. Parmi celles-ci, notons que seuls les enseignants, conseillers pédagogiques et responsables de salle d’examens sont autorisés à utiliser les épreuves qui leur sont attitrées, et ce, dans le seul contexte et lieu que celui de leurs fonctions au sein de leur institution. Pendant la passation d’une épreuve, les apprenants ne peuvent avoir d’appareils électroniques qui permettent la communication, la navigation sur Internet, la traduction de textes, la prise de photos, ou la création, l’enregistrement ou la consultation de données. Les épreuves imprimées avant la passation ainsi que les clés de correction sont placées en lieu sûr, dans le centre. Pour l’exécution de la correction, l’enseignant a l’obligation de se déplacer au centre de formation. Comme en présentiel, il peut prendre en note le résultat de l’apprenant et des commentaires génériques sur les erreurs commises afin de lui faire une rétroaction. Pour la consignation, l’enseignant peut noter les éléments génériques de sa rétroaction dans le système de gestion de l’organisation scolaire ou dans l’environnement numérique d’apprentissage en prenant soin de ne jamais mettre d’informations spécifiques au contenu de l’examen. Finalement, la transmission du résultat dans le dossier de l’apprenant peut se faire par l’enseignant via le système de gestion de l’organisation scolaire.

 

Cette quatrième responsabilité clé de la fonction Technologique participe à la réussite de l’apprenant quand lui et son enseignant réservent en ligne les meilleures dates de passation des différentes parties de l’évaluation de sanction, car le système gère automatiquement la disponibilité selon les durées des parties. Après son examen, et par le moyen technologique approprié, l’apprenant reçoit son résultat accompagné d’éléments génériques indiquant le type d’erreurs. Ce qu’il faut travailler dans les cours suivants pour les éviter est précisé si c’est pertinent. 

Responsabilité clé #5 : Soutien au développement de la compétence numérique.

Cette cinquième responsabilité clé de la fonction Technologique vise à mettre en place une formation initiale et continue pour permettre aux membres de l’équipe de FAD de développer leur propre compétence numérique et celles de leurs apprenants. Pour ces derniers, une meilleure maîtrise est obtenue en intégrant les dimensions de cette compétence aux activités d’apprentissage. Au soutien technique essentiel peut s’ajouter des conditions d’utilisation technologiques précises couplées à des ressources de soutien financier, de prêt de matériel déjà configuré ou de soutien à la configuration de matériel personnel, et des attentes claires sur le développement des 12 dimensions de la compétence numérique.

Dans la pratique enseignante, lorsqu’il y a des attentes relatives à la compétence numérique des enseignants, elles peuvent s’exprimer autour de l’utilisation de certains appareils technologiques, logiciels ou applications et de certains dispositifs de communication ou d’apprentissage. Dans une approche plus globale, le Référentiel de compétences professionnelles de la profession enseignante a ajouté une 12e compétence transversale intitulée « Mobiliser le numérique » dont les dimensions sont issues du Cadre de référence de la compétence numérique. Une analyse des éléments de chacune des dimensions montre que certains d’entre eux semblent plus pertinents dans le contexte d’un enseignant en FAD. Ils pourraient donc faire l’objet d’attentes plus explicites. Pourtant, à plus long terme, ils devront tous être mis en pratique et développés, peu importe l’ordre d’enseignement ou le mode de formation. Le matériel fourni à l’enseignant peut inclure un appareil numérique (ex. ordinateur, portable, tablette ou même téléphone intelligent), un casque-micro, une caméra, un numériseur et des logiciels. Une formation initiale sur l’utilisation du matériel, des logiciels et du dispositif d’apprentissage peut être offerte à l’enseignant ou pas. Ensuite, l’enseignant peut décider de poursuivre ou pas le développement de sa compétence numérique. En particulier, les ressources du RÉCIT FGA ont été bonifiées pour pouvoir soutenir le réseau. Plusieurs autoformations sont offertes en ce sens (ex. Campus RÉCIT, CADRE21, LEARN). Pour un soutien personnalisé, les CP RÉCIT sont disponibles pour un accompagnement sur demande. Le soutien technique donné par un technicien informatique du service des technologies et de l’information de l’institution peut être disponible sur place ou à distance, sur rendez-vous ou pas.

Comme mentionné précédemment, l’équipe de FAD peut cibler les éléments des dimensions de la compétence numérique qui ont une importance plus grande en FAD et expliciter les attentes correspondantes envers les apprenants, telles que se servir d’un ordinateur, d’une tablette, d’un téléphone intelligent, faire une recherche efficace sur Internet, utiliser des logiciels de communication ou des logiciels pour son étude et ses travaux, utiliser les ressources de l’environnement numérique d’apprentissage, communiquer et contribuer activement au travail d’équipe sur une plateforme collaborative. Le soutien technique à l’apprenant peut se révéler essentiel dans la poursuite de sa formation et il peut être de plusieurs types : foires aux questions, tutoriels vidéo, formations en synchrone en ligne et formations en présentiel. L’apprenant en FAD peut avoir besoin de matériel informatique ou avoir des difficultés à accéder aux ressources prévues pour sa formation. Le service de FAD peut fournir des conditions d’utilisation précises, identifier dès le début les apprenants à risque et leur offrir de l’aide au bon moment, prévoir une offre de soutien asynchrone ou les aider à trouver des lieux où une connexion Internet de qualité est accessible. L’apprenant peut ainsi développer sa compétence numérique en suivant certaines formations juste après son inscription puis au fur et à mesure des projets académiques qu’il réalise.

 

Cette cinquième responsabilité clé de la fonction Technologique participe à la réussite de l’apprenant quand lui et l’enseignant savent ce que le service de FAD demande comme habiletés et ressources numériques. Ils disposent rapidement du matériel et des logiciels nécessaires avec la formation et le soutien technique à portée de main ou de souris. Si certaines habiletés doivent être acquises tôt, ils comprennent l’importance de leur maîtrise à long terme et réalisent qu’ils sont responsables de développer la majeure partie d’entre elles petit à petit.

 

 

Ressources créées par :

• Cyrille Rustom, conseiller pédagonumérique du service national FAD pour la FGA (courriel, site Web)
• Marie-Ève Ste-Croix, conseillère pédagonumérique RÉCIT FGA (courriel, twitter, site Web)

Remerciements particuliers :

• Sonia Boulais, technicienne en arts graphiques (CSSMI)

Si vous souhaitez plus d’informations sur ces ressources ou si vous souhaitez ajouter quelque chose à cette céramique, veuillez contacter l’un des conseillers mentionnés ci-dessus. Toutes les ressources doivent être réutilisées et partagées conformément à la licence Creative Commons suivante : CC BY-NC-SA 4.0